Czy masz najlepszych dostawców i usługi? CostPilot sprawdzi, ile możesz zyskać.
Każda pozycja na fakturze porównana z ceną z umowy — automatycznie. Wyłapujemy zawyżenia, ukryte koszty i wygasające kontrakty, a Ty podejmujesz tylko jedną decyzję: zgoda czy reklamacja.
Umowa mówi jedno. Faktura — drugie. Kto to wyłapuje?
Wynegocjowane stawki z czasem przestają obowiązywać w praktyce. Dostawca zmienia cennik, dolicza pozycje, których nie było, a umowa wygasa, gdy nikt nie patrzy. Ręczne porównywanie PDF-ów z Excelem nie ma szans nadążyć — nadpłaty przechodzą niezauważone.
Trzy rzeczy, których nie upilnujesz ręcznie
Pilnowanie umów
Baza umów z cennikami, terminami i historią wersji. System sam oznacza kontrakty wygasające w 60 dni — alert na 14 dni przed. Żadna stawka nie wygasa po cichu.
Tańsi dostawcy
Widok poprzeczny: ta sama usługa u wielu dostawców obok siebie. Porównanie z ceną rynkową. Gotowa amunicja do renegocjacji kontraktów.
Poprawność faktur
Każda pozycja porównana z umową. Zielona — zgodna, żółta — do weryfikacji, czerwona — niezgodna. Blokujesz płatność i generujesz reklamację jednym kliknięciem.
To nie kolejne narzędzie, które musisz obsługiwać.
CostPilot pracuje niewidocznie — integruje się z Twoim ERP, KSeF i skrzynką mailową. Nie musisz się logować, klikać, pamiętać. Dostaniesz maila tylko wtedy, gdy coś naprawdę wymaga Twojej decyzji.
Niewidoczny w codziennej pracy
Zero nowych pulpitów. Działa w tle 24/7, między Twoimi systemami.
Integruje się z tym, co masz
KSeF, ERP, e-mail, dysk. Bez migracji, bez przepinania procesów.
Alert tylko gdy trzeba
Mail z konkretną kwotą i jednym kliknięciem do działania — reszta jest cicha.
Przekroczona kwota na fakturze — DHL Logistics
Wykryto odstępstwo +1 080 zł względem umowy ramowej…
Wykryliśmy odstępstwo na fakturze, które przekracza próg umowny.
Pięć widoków, jeden cel: kontrola nad każdą złotówką
Usługi — widok poprzeczny cen
Ta sama usługa u różnych dostawców w jednym zestawieniu. Od razu widać, kto jest najtańszy i o ile odstaje od rynku — gotowa amunicja do renegocjacji.
- Ranking najtańszych dostawców per usługa
- Porównanie ceny fakturowanej z umowną i rynkową
- Eksport do PDF / Excel na spotkanie zakupowe
Umowy — terminy i cenniki pod jednym dachem
Baza umów z cennikami pozycji, terminami obowiązywania i historią wersji. Automatyczne oznaczanie kontraktów wygasających (60/14 dni), archiwizacja, import PDF.
- Alerty 60 i 14 dni przed wygaśnięciem
- Historia wersji cenników
- Import PDF i automatyczne parsowanie pozycji
Faktury — pozycja po pozycji
Jeden widok wszystkich faktur przychodzących. Każda pozycja porównana z ceną z umowy. Dla czerwonych — blokada płatności i reklamacja jednym kliknięciem.
- Split view: PDF obok tabeli pozycji
- Kolumna „różnica vs umowa” na każdym wierszu
- Szablony reklamacji generowane automatycznie
Wszystko, co wymaga decyzji — na jednym ekranie
Wykres miesięczny, liczniki GREEN / YELLOW / RED, top dostawców z największymi odstępstwami i lista faktur wymagających natychmiastowej decyzji.
- Liczniki statusów w czasie rzeczywistym
- Top dostawcy z największymi odstępstwami
- Sekcja „Wymaga decyzji” na start każdego dnia
Import kanałów — KSeF, e-mail, dysk
Automatyczny odbiór faktur z KSeF (produkcja i test), IMAP/e-mail, folderu dyskowego i Google Drive. Harmonogram pobierania konfigurowalny per kanał.
- KSeF produkcja + środowisko testowe
- IMAP, Google Drive, folder dyskowy
- Konfigurowalny harmonogram per kanał
Od pierwszej faktury do pierwszej oszczędności — w 3 krokach
Wgraj umowy i podłącz kanały
Import cenników z PDF, podpięcie KSeF, e-maila, dysku i Google Drive.
CostPilot porównuje automatycznie
Każda pozycja zestawiona z umową i ceną rynkową. Statusy ustawiają się same.
Decydujesz tylko o odstępstwach
Zatwierdzasz, blokujesz płatność lub generujesz reklamację jednym kliknięciem.
Cztery proste kroki do pełnej kontroli
Integrujesz system
Łączysz CostPilot z systemem księgowym lub CRM w kilka minut.
System analizuje dane
Algorytmy oceniają historię płatności, koszty i przepływy.
AI przewiduje ryzyko
Otrzymujesz realne alerty wpływów i ostrzeżenia.
Automatyzacja działa za Ciebie
System wysyła przypomnienia i monitoruje efekty.
Wybierz poziom kontroli
Wyższy plan odblokowuje funkcje, a nie tylko podnosi limity.
Kontrola
Podstawowa weryfikacja faktur względem umów.
- Weryfikacja faktur vs umowy
- Import e-mail / dysk
- Do 500 faktur / mies.
- Integracja z KSeF
- Porównanie cen rynkowych
- Blokada płatności i reklamacje
Analityka
Pełna analityka cenowa i widok cross-dostawca.
- Wszystko w Kontrola
- Integracja z KSeF
- Porównanie cen rynkowych
- Widok cross-dostawca
- Do 2 000 faktur / mies.
- Blokada płatności i reklamacje
Pełna kontrola
Egzekwowanie umów end-to-end z API i ERP.
- Wszystko w Analityka
- Blokada płatności i reklamacje
- Konfiguracja progów odstępstw
- API + integracje ERP
- SLA + dedykowany opiekun
- Faktury bez limitu
Jeśli CostPilot wyłapie choć jedno zawyżenie cenowe w miesiącu, abonament zwraca się sam.
Zaufały nam działy zakupów i finansów
„Wyłapaliśmy dostawcę, który po cichu podniósł stawki o 8%. Wcześniej nikt by tego nie zauważył."
„Pierwszy raz mamy jedno miejsce, w którym widać, czy faktura zgadza się z umową. Zamknięcie miesiąca skróciło się o kilka dni."
„Widok porównania dostawców tej samej usługi dał nam realne argumenty do renegocjacji kontraktów."
Bezpieczeństwo, wdrożenie, codzienna praca
Najczęstsze pytania działów finansów, IT i zakupów — zebrane w jednym miejscu.
Czy CostPilot jest zgodny z RODO?
Gdzie przechowywane są nasze umowy i faktury?
Czy dane są wykorzystywane do trenowania AI?
Czy musimy zmieniać system księgowy lub ERP?
Ile trwa wdrożenie?
Co jeśli mamy umowy w PDF, skanach albo papierze?
Kto w organizacji ma dostęp do alertów?
Co się dzieje, gdy CostPilot wykryje zawyżenie?
Pokażemy CostPilot na Twoich umowach
Zostaw kontakt — umówimy 30-minutowe demo na Twoich realnych danych i pokażemy, gdzie tracisz pieniądze.
Przestań przepłacać dostawcom, którzy nie trzymają się umów.
CostPilot pilnuje umów, wyłapuje zawyżenia i pokazuje tańsze opcje — Ty tylko podejmujesz decyzje.